Wat is het veiligheidsregister en wat bevat het?
Het veiligheidsregister verwijst naar het geheel van documenten die het ontwerp, de installatie, het onderhoud en de periodieke controle van de brand- en alarmdetectieapparatuur van een gebouw bevestigen. Het omvat gewoonlijk de plannen van de installatie, de conformiteitsattesten, de BOSEC-certificaten van de geplaatste apparatuur, de controlerapporten uitgevoerd volgens de norm NBN S 21-100-2, evenals de interventieverslagen en verslagen van herindienstname na een incident.
Dit register is niet zomaar een administratieve map: het is het technische geheugen van de installatie. Het maakt het mogelijk om te weten wanneer het laatste onderhoudsbezoek plaatsvond, welke detectoren werden vervangen, welke non-conformiteiten werden vastgesteld en gecorrigeerd. Dit is het document dat de brandweerdienst van de hulpverleningszone bij voorrang vraagt tijdens een controle, nog voordat de apparatuur zelf wordt bekeken.
Wat riskeert men als het veiligheidsregister verloren of onvolledig is?
Het verlies van het veiligheidsregister vormt op zich geen afzonderlijk strafbaar feit, maar het ontneemt de exploitant het bewijs dat zijn branddetectie-installatie werd onderhouden conform de norm NBN S 21-100-2 en dat deze conform blijft aan de vereisten van het koninklijk besluit van 7 juli 1994. In de praktijk wordt de afwezigheid van traceerbaarheid door de hulpverleningszone behandeld als een ongunstig vermoeden, niet als een bewijs van non-conformiteit, maar het verplicht vaak om verificaties opnieuw uit te voeren die hadden kunnen worden vermeden.
Bij een schadegeval kan de verzekeraar ook het bewijs vragen dat het detectiesysteem regelmatig werd onderhouden. Zonder register zal de exploitant dit bewijs op andere manieren moeten reconstrueren: onderhoudsfacturen, rapporten van de technicus, historiek in de beheersoftware van de centrale. De preventieadviseur van de onderneming staat ook met lege handen om bij een interne controle te rechtvaardigen dat de verplichtingen van de Codex over het welzijn op het werk (Boek III, titel 3) worden nageleefd.
Hoe een verloren veiligheidsregister reconstrueren?
De reconstructie van een verloren veiligheidsregister begint met contact opnemen met de installateur die het branddetectiesysteem heeft geplaatst en onderhoudt. Een serieuze installateur bewaart in zijn eigen klantendossier de plannen, de attesten en de volledige historiek van de onderhoudsbezoeken uitgevoerd volgens de NBN S 21-100-2.
De procedure verloopt gewoonlijk in deze volgorde:
- 1.Contact opnemen met het bedrijf dat het periodiek onderhoud verzorgt om een kopie van de laatste controlerapporten te verkrijgen.
- 2.De installateur van oorsprong vragen om de implantatieschema's en de zoneringsschema's van de detectiecentrale.
- 3.De BOSEC-certificaten van de apparatuur terugvinden bij de fabrikant of distributeur als de installateur ze niet meer heeft.
- 4.Indien er nog onduidelijkheden blijven, een volledige technische inventaris laten uitvoeren om een betrouwbaar en gedateerd dossier te reconstrueren.
- 5.Een nieuwe map of gecentraliseerd digitaal dossier samenstellen, overgedragen aan de exploitant en de preventieadviseur.
Deze reconstructie kost tijd: het is beter om deze te starten zodra het verlies wordt vastgesteld in plaats van te wachten tot een controle.
Wie kan een kopie van de ontbrekende documenten leveren?
Verschillende gesprekspartners beschikken gewoonlijk over een deel van de documenten die nodig zijn voor de reconstructie van het veiligheidsregister, ook al heeft geen enkele systematisch het geheel. Het kruisen van bronnen blijft de meest betrouwbare methode.
| Ontbrekend document | Te contacteren gesprekspartner | Aard van het terug te vinden document |
|---|---|---|
| Implantatieschema's van de detectie | Installateur of studiebureau | Zoneringsplannen, bedradingsschema's |
| Periodieke controlerapporten | Gecertificeerd onderhoudsbedrijf | Rapporten volgens NBN S 21-100-2 |
| Conformiteitscertificaten van de apparatuur | Fabrikant, distributeur, ANPI | BOSEC-attesten |
| Historiek van alarmen en storingen | Detectiecentrale zelf | Exporteerbaar gebeurtenissenlogboek |
De ANPI kan in bepaalde gevallen de exploitant oriënteren naar de toepasselijke referentiekaders, maar beschikt niet over het dossier eigen aan elk gebouw. De hulpverleningszone kan van haar kant een spoor hebben bewaard van de adviezen gegeven tijdens eerdere controles, wat helpt om de conformiteitshistoriek van het gebouw te reconstrueren.
Hoe vermijden dat het veiligheidsregister opnieuw verloren gaat?
De beste bescherming tegen het verlies van het veiligheidsregister bestaat erin een gecentraliseerde digitale versie te bewaren, gescheiden van de papieren map, bijgewerkt bij elk onderhoudsbezoek. Een eenvoudige gedeelde map, toegankelijk voor de exploitant, de preventieadviseur en het onderhoudsbedrijf, volstaat om te vermijden dat een uniek en niet gedupliceerd document verdwijnt.
Het is nuttig om systematisch aan de installateur of het onderhoudsbedrijf te vragen om elk periodiek controlerapport in digitale vorm over te maken naast het papier dat ter plaatse wordt afgegeven. Bepaalde moderne detectiecentrales bewaren zelf een interne historiek van gebeurtenissen en tests, die kan dienen als aanvullende back-up bij verlies van het papieren dossier.
Ten slotte voorkomt het duidelijk aanwijzen van een persoon die verantwoordelijk is voor het bewaren van het veiligheidsregister, over het algemeen de preventieadviseur of de technische beheerder van het gebouw, dat dit document zoekraakt tussen verschillende diensten bij een personeels- of dienstleverancierswissel.